Trucos

 

Truco 7: Barra horizontal porcentual

publicado a la‎(s)‎ 11 jun. 2012 11:34 por Info Utilidades Financieras   [ actualizado el 13 jun. 2012 5:41 ]


Normalmente, a la hora de representar contribuciones porcentuales, solemos utilizar gráficos de sectores o tipo “tarta”, como hicimos para mostrar la estacionalidad mensual en el truco 5, gráfico1.
Presentaremos aquí otra posibilidad de hacerlo mediante barras horizontales porcentuales, o como nos gusta denominarlos “tubos porcentuales acumulativos”, ya que tenían este aspecto en versiones anteriores de Excel (Figura 1).
 


La primera de las ventajas de este tipo de gráficos es que permiten visualizar mejor los datos con un porcentaje menor, así si utilizamos la Tabla 1, con los citados valores de estacionalidad, conseguimos el Gráfico 1, donde se aprecia que el mes de agosto representa un porcentaje menor que el resto de meses, que en un gráfico de sectores podría verse más “escondido” que en este de barras horizontales porcentuales.
 

Tabla 1


Gráfico 1

 
La segunda ventaja, y entendemos que principal, de estos gráficos responde al hecho de que se muestran a la perfección situaciones comparativas, si situamos un gráfico sobre el otro. Vemos como se pueden comparar dos situaciones distintas en el Gráfico 2, donde la parte de abajo corresponde a otra tabla de ventas mensual con los datos de otro ejercicio.




Gráfico 2 
 

  Veamos como realizar este tipo especial de gráfico, a partir de los existentes en Excel:
 
1. En primer lugar, tenemos que realizar el cálculo de los porcentajes, ya que no es automático como en el caso de sectores (Tabla 1).
2. Seguidamente insertamos un gráfico “Barra horizontal 100% apilada” (Gráfico 3).


 

Gráfico 3

 
3. Seguidamente seleccionamos los datos y cambiamos Filas por columnas (Gráfico 4).
 



Gráfico 4

 4. A continuación se marcan y eliminan las líneas de división y el eje vertical, finalmente hemos agregado las etiquetas de datos, con nombre de la serie, valor y separador nueva línea, con orientación vertical (Figura 1). Obteniéndose el Gráfico 1 anteriormente presentado.



Figura 1
 

 5. Si además, deseamos dotarlo de aspecto con 3D, en Herramientas de gráficos/Diseño, podemos conseguir el Gráfico 2.

 

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Truco 6: Múltiple eje X

publicado a la‎(s)‎ 21 may. 2012 9:57 por Info Utilidades Financieras   [ actualizado el 11 jun. 2012 11:47 ]

 

Cuando incluimos las etiquetas con valores en un gráfico, estas pueden enmarañarlo dificultándonos su lectura, como se aprecia al representar los datos mensuales ya utilizados en anteriores trucos (Tabla 1 y Gráfico 1).

Tabla 1

Gráfico 1

Para evitarlo sugerimos el siguiente truco consistente en usar un doble eje X, lo que se consigue simplemente tomado como etiquetas para dicho eje horizontal un rango con una doble columna, una con el mes, y la otra con las ventas (Gráfico 2).

Gráfico 2

No obstante el texto de dicho eje puede resultar muy extenso para incluirlo bajo el gráfico, como ocurre en este caso donde se superponen los nombres de los meses. Para evitarlo, hemos recortado dichos nombres mediante la función: =IZQUIERDA(B2;3)&".", que toma las tres primeras letras de cada mes y le añade un “.” (Gráfico 3).

Gráfico 3

Por cierto, hablando del eje X, este se puede situar en un lugar que no sea bajo el gráfico, por ejemplo sobre él, lo cuál puede ser interesante en algún caso, como en el supuesto que existan valores negativos y se corte por tanto dicho eje. Aunque no tiene sentido unas ventas negativas, suponemos para nuestro ejemplo que nos han devuelto 85 uds. en el mes de agosto, figurando por ello -85, con lo que tendríamos lo que nos muestra el Gráfico 4, donde se superpone la gráfica y la etiqueta.
Gráfico 4
Si nos situamos sobre el eje Y, pulsamos el botón derecho, y activamos Dar formato del eje,El eje horizontal cruza: Valor máximo del eje (Figura 1), obtendremos lo que se muestra en el Gráfico 5, en el que el eje X al estar arriba, deja expedita el área del mismo.
Figura 1

Gráfico 5

Pero efectivamente, el título hace mención a un eje múltiple, porque es posible emplear una tabla con más columnas, como en el siguiente caso donde hemos añadido a las ventas el número de orden, dentro del año, que ocupan las de cada mes, mediante la función =JERARQUIA (Tabla 2 y Gráfico 6).

Tabla 2

Gráfico 6

Truco 5: Doble click del ratón

publicado a la‎(s)‎ 14 may. 2012 8:50 por Admin Utilidades Financieras

No siempre los trucos que vamos a sugerir son relativos a los gráficos de Excel, por ejemplo, en este explicaremos como realizar una utilización más eficiente del “doble clic del botón izquierdo del ratón”…

Partimos de la tabla con las ventas por meses de una empresa, y deseamos calcular el coeficiente de estacionalidad mensual. La fórmula a emplear en este caso es bien sencilla y consiste simplemente en dividir la cifra de ventas del mes por el total anual, como se muestra para el caso de enero (Tabla 1).

Tabla 1

Hasta aquí nada nuevo, pero a la hora de copiar dicha fórmula para el resto de meses, seguro que la mayoría la arrastraríamos hacia abajo para hacerlo. Perfectamente correcto, pero disponemos de otra posibilidad mucho más cómoda, y que tiene ventajas en el caso de tener que hacerlo con una gran cantidad de celdas. La alternativa consiste en situarse en el extremo inferior derecho de la celda a copiar hasta que el cursor adquiera la apariencia de una “cruz” (Figura 1). Si ahora hacemos doble clic con el botón izquierdo, se copiará automáticamente la fórmula al resto de celdas.

Figura 1

Aún podemos indicar otra utilidad para el doble clic, ya que si nos situamos sobre una de los cuatro bordes de la celda, hasta que el cursor tome la forma de una “cruz con flechas”, si hacemos el doble clic, el cursor se traslada a la última celda no vacía del rango donde se encuentra la celda. Si lo hacemos sobre el borde inferior, se traslada a la última de abajo; si además mantenemos pulsado al mismo tiempo la tecla de las mayúscula (ñ) sirve para señalar todo el rango (Figura 2). Consecuentemente funciona de igual forma con los otros tres lados de la celda.

Figura 2

Aunque no es necesario para explicar el presente truco, presentamos el gráfico de sectores con los valores correspondientes de estacionalidad, que si nos servirá para ser referenciado en un truco posterior (Gráfico 1).

Gráfico 1

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Truco 4: Interpolar valores nulos

publicado a la‎(s)‎ 7 may. 2012 8:59 por Info Utilidades Financieras   [ actualizado el 11 may. 2012 7:48 por Admin Utilidades Financieras ]

En ocasiones nos encontramos con que algún valor de una serie es cero, no siendo esta una cifra representativa, indicando sencillamente la no existencia de un dato. Un ejemplo, en la Tabla 1-columna A, vemos las ventas de una empresa, la cual durante el mes de agosto no opera, por lo tanto en dicho mes canicular el valor aparece como cero. Al ser representados lo datos mediante un gráfico de líneas (Gráfico 1), nos sitúa el valor cero en el eje X. Para evitarlo, lo primero que se nos puede ocurrir es borrar dicho valor cero (Tabla 1-columna B) con lo cual, la gráfica correspondiente nos presentaría una línea interrumpida (Gráfico 2). Nótese que en el eje X, con los nombres meses, lo hemos alineado verticalmente girándolo 270º, mediante dar formato al eje, para mayor legibilidad.

Tabla 1

Gráfico 1

 

Gráfico 2

Una forma para evitar la situación anterior, es usar la función =NOD(), haciendo que si el valor es cero, nos devuelva #N/D (no dato), como aparece en la  Tabla 1- columna D, mediante la fórmula: =SI(Valor<>0;valor;NOD()).  Esto tiene la facultad de interpolar el valor nulo, obviando en este ejemplo la cifra nula de agoto y su etiqueta “0” (Gráfico 3).

Gráfico 3

En el caso de utilizar la opción de gráfico de barras, sucede de forma análoga a la de líneas, es decir, que la correspondiente al mes de agosto no aparece, pero sí la etiqueta “0” (Gráfico 4). Aunque esto lo podemos solucionar con el truco de formatear dichas etiquetas con el Formato de celdas/Personalizada #;-#;, de forma que no aparezcan los valores nulos (Gráfico 5).

Gráfico 4

Sugerimos eliminar incluso la etiqueta “agosto”, para que no aparezca su hueco en el eje X, mediante la realización de un gráfico dinámico, generado a partir de una tabla dinámica, o de forma más sencilla empleando Menú/Filtro, y eliminando la ventas en 0 o el mes de agosto (Tabla 2, Figura 1 y Gráfico 5).

Tabla 2

Figura 1

Gráfico 5

 

Truco 3: Pictogramas con Excel

publicado a la‎(s)‎ 9 abr. 2012 7:15 por Info Utilidades Financieras   [ actualizado el 10 abr. 2012 12:12 por Admin Utilidades Financieras ]

Es posible realizar Pictogramas o gráficos que utilicen imágenes o dibujos en lugar de barras. Por ejemplo, para representas las ventas mensuales, de los dos trucos anteriores:

En primer lugar hemos eliminado las líneas de división horizontales (sin más que marcarlas y pulsar borrar), y ensanchado las barras mediante botón derecho: Dar formato a serie datos…/Ancho del intervalo/29%, simplemente para mejorar la visibilidad del gráfico:

Seguidamente, para realizar los pictogramas, marcamos las barras y botón derecho: Dar formato a serie datos…/Relleno/Relleno con imagen o textura/Insertar de archivo, elegimos la imagen, previamente grabada, por ejemplo un CD, que por defecto la “estira” (primer gráfico), o la “apila”, si marcamos la opción Apilar (gráfico segundo):

Finalmente hemos seleccionado: Color del borde/Sin relleno, para resaltar la imagen.                                     

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Truco 2: Títulos cambiantes en gráficos y formas

publicado a la‎(s)‎ 6 abr. 2012 5:42 por Info Utilidades Financieras   [ actualizado el 6 abr. 2012 6:54 ]

Si queremos que el título de un gráfico pueda ser cambiante de acuerdo con los datos que representa, por ejemplo mostrando el año al que corresponden las ventas mensuales, podemos conseguirlo haciendo que contenga el contenido de una celda, sin más que marcar el título y situarnos junto a fx, en la barra de fórmulas y escribir:  =nombre celda, de la que toma el texto, o el valor que contenga.
 
 

De igual forma podemos añadir un texto variable en una forma, como la mostrada para que el título del gráfico anterior sea más llamativo.

 

 

Truco 1: Cambiar los marcadores de un gráfico

publicado a la‎(s)‎ 4 abr. 2012 15:28 por Admin Utilidades Financieras   [ actualizado el 6 abr. 2012 10:50 ]

Es posible sustituir un marcador utilizado por un gráfico de líneas o XY por cualquier imagen que deseemos, por ejemplo, hemos utilizado el clipart de un portátil (buscado con Imágenes en Google), para indicar la evolución mensual de las ventas de una empresa de distribución de ordenadores. Para ello, simplemente tenemos que insertar el dibujo o fotografía en la hoja de cálculo, la reducimos de tamaño, la marcamos y pulsamos copiar, a continuación nos situamos sobre los marcadores del gráfico y damos pegar, lo que los sustituye por el dibujo elegido.


A partir de aquí podemos idear diversas aplicaciones para este este truco, por ejemplo, otra sugerencia es la de marcar uno/s puntos del gráfico mediante una imagen dada, por ejemplo una flecha y circulo, para indicar el valor máximo alcanzado en las ventas anuales.

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